Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Role summary

Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d) is a role at Biofidus GmbH in Bielefeld, North Rhine-Westphalia, Germany (on-site). Posted 2026-10-22. Experience level: 2-5.

Job title

Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Company

Biofidus GmbH

Location

Bielefeld, North Rhine-Westphalia, Germany

Work arrangement

on-site

Category

Administrative

Experience level

2-5

Date posted

2026-10-22

Job description

Die Stelle

Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten.

Das zeichnet Dich aus

Du verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren.

Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an Dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten.

Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besuchern, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleistern, Handwerkern und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt Dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.

Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen.

Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich.

Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)

Deine Aufgaben bei uns:

Empfang & Kommunikation

Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber: innen, Technikern und Dienstleistern

Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen

Termin- und Raumkoordination

Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen

Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen

Organisation des Briefversands

Office Management & Versorgung

Onboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.)

Pflege gemeinsamer Kalender & Terminübersichten

Verantwortung für einen gepflegten und funktionierenden Küchenbereich

Verwaltung und Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien

Buchung von Geschäftsreisen

Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung

Gebäudeorganisation

Ansprechpartner: in für gebäudebezogene Themen

Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleistern (Wartungen/ Reparaturen)

Interne Kommunikation und Information über geplante Termine

Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen

Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs

Küchenorganisation, Blumen und Balkonpflege

Event- & Veranstaltungsorganisation

Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents

Unterstützung bei Meetings, Workshops und Besucherterminen

Koordination externer Dienstleister und Lieferanten

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem technisch-,naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld

Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Assistenzbereich oder Office Management

Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten

Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten

Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift

Was bieten wir?

Ein spannendes, vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen

Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für Eigeninitiative

30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible Arbeitszeitmodelle

Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie Sachzulage, JobRad Leasing

Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze

Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen

About us

Where people make the difference

Der Arbeitsalltag bei Midas Pharma ist abwechslungs­­reich und heraus­fordernd. Diese Heraus­­forderung motiviert und inspiriert uns. Das spiegelt sich auch in den Menschen, die hier arbeiten: Unsere Mitarbeitenden machen den Unterschied.

Wir wissen: Im Team erreichen wir mehr. Nur so funktioniert Wissenstransfer, nur so schaffen wir die Synergien, die uns als Unternehmen so erfolgreich machen. Deshalb ist Teamwork für uns selbst­verständlich. Für unsere Mitarbeitenden bedeutet das: Hier gibt es Spielräume etwas zu bewegen und Verantwortung zu übernehmen. Engagement, Fachwissen und Kreativität treffen bei uns auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und hochkompetente Kolleginnen und Kollegen. Ein inspirierendes Umfeld, das motiviert, einen Schritt weiter zu gehen. In der Arbeit für unsere Kunden und in der Entwicklung der eigenen Fähigkeiten.