Administrative Assistant (m/w/d) FiBu & Office
Company: charles & charlotte - we want you!
Role summary
Administrative Assistant (m/w/d) FiBu & Office is a role at charles & charlotte - we want you! in Berlin, Germany (on-site). Posted 2026-10-28. Experience level: 2-5.
- Job title
- Administrative Assistant (m/w/d) FiBu & Office
- Company
- charles & charlotte - we want you!
- Location
- Berlin, Germany
- Work arrangement
- on-site
- Category
- Administrative
- Experience level
- 2-5
- Date posted
- 2026-10-28
You’ll love this role if you enjoy keeping things organized and want a central position where your work directly supports the financial health of the business. It’s a great opportunity to take ownership of daily accounting and office tasks in a fast-paced environment where your attention to detail really matters.
Job description
Deine Aufgaben
Du verantwortest den monatlichen Belegprozess und sorgst dafür, dass alle Belege vollständig und fristgerecht beim Steuerbüro ankommen.
Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung in Moss: Belege zuordnen, Buchungen kontrollieren, Sachkonten prüfen.
Du prüfst Eingangsrechnungen und bezahlst sie termingerecht.
Du schreibst Ausgangsrechnungen, gleichst Zahlungseingänge ab und hältst den Kontakt zu unseren Partnern.
Du behältst die Kontostände im Blick, zahlst Gehälter pünktlich und übernimmst die Kommunikation mit Ämtern, inklusive der jährlichen KSK-Meldung.
Du planst und buchst Reisen, damit unser Team reibungslos unterwegs ist.
Du koordinierst externe Dienstleister, von Lieferanten über Handwerker bis zu Reinigungsdiensten.
Dein Profil
Du hast Zahlen im Blut, eine kaufmännische Ausbildung (oder etwas Vergleichbares) und Praxiserfahrung in der Buchhaltung.
Du kennst dich mit Ausgabenmanagement-Tools wie Moss oder ähnlichen Lösungen aus.
Du bist die Ruhe im Sturm: selbstständig, strukturiert und zuverlässig, mit Fristen auf dem Radar.
Du hast ein Händchen für Menschen und redest mit jeder Persönlichkeit auf Augenhöhe. Muttersprachliche Deutschkenntnisse sind hierbei dringend erforderlich.
Du weißt schon, wie Agenturalltag tickt, oder hast Lust, es zu lernen.
Du hast ein Gespür für Reisen und Dienstleister und weißt, wann ein Handwerker dringend gebraucht wird.
Deine Benefits
Ein Team so heiß wie Frittenfett
Selbstführende Teams: Vertrauen statt Micro-Management
Unlimited Budget für Weiterbildungen
Period Days Off
About us
charles & charlotte ist eine unabhängige Social-Media-Agentur direkt aus dem Herzen Berlins. Gegründet wurde die Agentur 2019 von Paulina Schumann und Pascal Fiedler, beide selbst Creators.
Inspiriert von der besten Pizzeria der Welt, bei der es nur eine Sorte gibt (Margherita!), kamen wir zu dem Schluss: Um unschlagbar zu sein, musst du dich auf eine Sache konzentrieren. Und bei uns ist das Social Media.
Also, F*CK TV. GO SOCIAL! charles & charlotte macht Social zu einer Priorität auf C-Level und etabliert es als Leitmedium. Wir haben Partner*innen wie Penny, fraenk, On, Nikon Europe, Eucerin und Jack Wolfskin zu Frontrunnern in sozialen Netzwerken gemacht. Im Jahr 2023 gewann charles & charlotte den TikTok Award für “Best TikTok DACH”.
charlesandcharlotte.com
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