Projektleiter*in Festivals & Großevents (40 Std./Woche)

Role summary

Projektleiter*in Festivals & Großevents (40 Std./Woche) is a full-time role at Dreamlight Labs GmbH in Hamburg, Germany (hybrid). Posted 2026-09-07. Experience level: 5-10.

Job title

Projektleiter*in Festivals & Großevents (40 Std./Woche)

Company

Dreamlight Labs GmbH

Location

Hamburg, Germany

Work arrangement

hybrid

Employment type

full-time

Category

Software Engineering

Experience level

5-10

Date posted

2026-09-07

Job description

<p>Bei Dreamlight Labs entwickeln wir Erlebnisse, die Menschen verbinden – von Anime, Gaming und K-Pop bis hin zu True Crime, Geschichte und neuen Community-Formaten.</p>

<p>Was als Reihe kleinerer Live- und Konzertevents begonnen hat, wächst immer stärker in Richtung Festivals und Großevents. Nach unseren ersten größeren Outdoor-Veranstaltungen bauen wir diesen Bereich in den kommenden Jahren deutlich aus und bringen unsere Festivalformate in mehrere Städte.</p>

<p>Dafür suchen wir eine erfahrene <strong>Projektleitung Festivals &amp; Großevents (m/w/d)</strong>, die unsere Veranstaltungen von der ersten Planung bis zum letzten Abbau vollständig im Blick behält.</p>

<p>Du bist bei uns nicht einfach ein Teil der Produktion.</p>

<p><strong>Du bist die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen.</strong></p>

<p>Du entwickelst aus einem bestehenden Veranstaltungskonzept einen belastbaren Produktionsplan, koordinierst alle Beteiligten, behältst Budget, Timings, Genehmigungen und Risiken im Blick und übernimmst am Veranstaltungstag die operative Gesamtverantwortung.</p>

<p>Wir suchen jemanden, der Festivalproduktion kennt, Verantwortung liebt, strukturiert arbeitet und auch dann einen kühlen Kopf behält, wenn kurz vor Einlass plötzlich etwas anders läuft als geplant.</p>

<h2 id="aufgaben">Aufgaben</h2>

<ul>

<li><strong>Gesamtverantwortliche Planung, Organisation und Durchführung unserer Festivals und Großevents</strong> – von der ersten Produktionsplanung bis zur Nachbereitung.</li>

<li><strong>Steuerung des gesamten Projekts</strong> inklusive Zeitplanung, Meilensteinen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Prioritäten.</li>

<li><strong>Erstellung und laufende Kontrolle der Eventbudgets</strong> sowie frühzeitiges Erkennen von Kostenrisiken und Budgetabweichungen, sowie <strong>Aufbereitung der Projektkosten und Abrechnungen</strong> für Finance, Buchhaltung und Geschäftsführung.</li>

<li><strong>Planung und Koordination aller relevanten Produktionsbereiche</strong>, darunter Technik, Infrastruktur, Logistik, Personal, Security, Sanitätsdienst, Catering, Food- &amp; Händlerstände, Künstlerbereiche und Besuchermanagement.</li>

<li><strong>Koordination behördlicher Anforderungen und Genehmigungen</strong> sowie Zusammenarbeit mit Locations, Behörden, Sicherheitsdiensten und weiteren externen Partnern.</li>

<li><strong>Erstellung und Abstimmung von Sicherheits-, Flucht- und Produktionskonzepten</strong> gemeinsam mit den jeweils zuständigen Fachpartnern.</li>

<li><strong>Koordination mit dem Artistmanagement</strong> von Künstleranforderungen, Programmpunkten und technischen Ridern**.**</li>

<li><strong>Planung der Veranstaltungsflächen und Infrastruktur</strong>, inklusive Begehungen, Ausmessungen und Abstimmungen direkt vor Ort.</li>

<li><strong>Steuerung externer Dienstleister, Freelancer und Produktionspartner</strong> sowie Sicherstellung von Qualität, Timings und vereinbarten Leistungen.</li>

<li><strong>Personal- und Einsatzplanung für die Veranstaltungstage</strong> inklusive klarer Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege.</li>

<li><strong>Erstellung und Pflege aller relevanten Produktionsunterlagen</strong>, darunter Ablaufpläne, Produktionspläne, Timings, Ansprechpartnerlisten, Checklisten und Dokumentationen.</li>

<li><strong>Operative Leitung der Veranstaltungen vor Ort</strong> und zentrale Ansprechperson für Team, Dienstleister, Location und Behörden.</li>

<li><strong>Identifikation möglicher Risiken bereits während der Planung</strong> und Entwicklung entsprechender Lösungen und Back-up-Szenarien.</li>

<li><strong>Nachbereitung der Veranstaltungen</strong> inklusive Budgetabschluss, Dienstleisterabrechnungen, Learnings und Optimierungsmaßnahmen.</li>

</ul>

<h2 id="qualifikation">Qualifikation</h2>

<ul>

<li><strong>Mehrjährige praktische Erfahrung in der Produktion von Festivals, Open-Air-Veranstaltungen, Großkonzerten oder vergleichbaren Großevents.</strong> Du kennst die Besonderheiten von Outdoor- und Großveranstaltungen und weißt, welche Themen frühzeitig berücksichtigt werden müssen.</li>

<li>Du hast Erfahrung im Umgang mit <strong>Genehmigungen, Behörden, Sicherheitskonzepten, Security, Sanitätsdiensten und Veranstaltungsinfrastruktur</strong>.</li>

<li>Technische Produktionsabläufe, Rider, Bühnen-, Ton- und Lichttechnik sind für dich keine Fremdwörter.</li>

<li>Du kannst <strong>Budgets erstellen, Angebote vergleichen, Kosten hinterfragen und laufende Produktionen finanziell kontrollieren</strong>.</li>

<li>Du arbeitest sehr strukturiert und dokumentierst Entscheidungen, Timings und Verantwortlichkeiten zuverlässig.</li>

<li>Du denkst nicht nur darüber nach, was funktionieren könnte, sondern erkennst frühzeitig, <strong>wo Probleme entstehen könnten</strong>.</li>

<li>Du kannst viele unterschiedliche Gewerke gleichzeitig koordinieren, ohne den Überblick zu verlieren.</li>

<li>Du übernimmst gerne Verantwortung und bist in kritischen Situationen entscheidungsfähig.Wenn etwas schnell geklärt werden muss, greifst du lieber zum Telefon, statt dich in endlosen E-Mail-Verläufen zu verlieren.</li>

<li>Du bist kommunikativ, verbindlich und kannst sowohl mit Behörden und professionellen Dienstleistern als auch mit Freelancern, Künstlern und Eventpersonal souverän umgehen.</li>

<li><strong>Reisebereitschaft</strong> sowie die Bereitschaft zu regelmäßigen Einsätzen an Wochenenden während der Festivalsaison sind für dich selbstverständlich.</li>

</ul>

<h2 id="benefits">Benefits</h2>

<ul>

<li><strong>Hohe Eigenverantwortung:</strong> Du übernimmst einen eigenen Bereich und erhältst den nötigen Entscheidungsspielraum.</li>

<li><strong>Festivalproduktionen mit echtem Gestaltungsspielraum:</strong> Du kannst Prozesse, Standards und Strukturen von Anfang an mitentwickeln.</li>

<li>Flexible Arbeitszeiten &amp; Remote-Möglichkeiten</li>

<li>Spannende Projekte im Bereich True Crime und weitere neue Formate, bei denen du kreativ mitgestalten kannst</li>

<li>Du bist auf Wunsch bei unseren Show